Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - Lưu trữ tại Trường Mầm Non

Nội dung tài liệu: Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư - Lưu trữ tại Trường Mầm Non

1. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của cơng tác văn thư lưu trữ trong văn phịng các đơn vị trường học. Cán bộ cơng chức văn phịng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đĩ kiến thức chuyên mơn nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu. Đề tài này được tơi nghiên cứu trong phạm vi trường Trường mầm non, thơng qua đề tài này gĩp phần giúp nhân viên văn phịng nĩi chung và nhân viên văn thư trong tất cả các trường học nĩi riêng. Để gĩp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia. Trong thời đại ngày nay dù cơng nghệ thơng tin phát triển mạnh nhưng khơng thể thiếu những hồ sơ minh chứng. Nĩ địi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân bố thời gian từng cơng việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ Để cơng việc cĩ hiệu quả, đạt thành tích cao địi hỏi trước tiên bản thân của cán bộ văn thư phải khơng ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt, theo hồn cảnh thực tế mỗi cơng việc. Biến cái khĩ thành cái dễ, để thành thĩi quen của mình, thì cơng việc lúc nào cũng trơi chảy và đạt hiệu quả cao. Chính từ những lý do nêu trên mà tơi muốn chọn đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư – lưu trữ tại trường mầm non” 3/ 29
2. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I. CƠ SỞ LÝ LUẬN Ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thơng tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Cĩ thể nĩi văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thơng tin hữu hiệu nhất. Hiện nay cĩ nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình. Cơng tác Văn thư - Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu cĩ tính cấp thiết, nĩ khơng chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thơng tin quản lý mà cịn liên quan đến nhiều cán bộ cơng chức, nhiều phịng ban trong cơ quan, đơn vị. Làm tốt cơng tác Văn thư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đĩ ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện cơng việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy cơng tác Văn thư - Lưu trữ là cơng tác khơng thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Cơng tác văn thư là hoạt động đảm bảo thơng tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành cơng việc của các cơ quan đơn vị mình. Cơng tác văn thư bao gồm những nội dung: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung cơng việc cơng tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chĩng, chính xác, bí mật và hiện đại. Cơng tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn và sử dụng cĩ hiệu quả tài liệu lưu trữ. Cơng tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trongq úa trình thực hiện các nội dùn cơng việc cơng tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật. Đối với người làm cơng tác văn thư lưu trữ nếu biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đàu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt cơng nghệ thơng tin sẽ hồn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, đặc biệt là khâu soạn thảo văn bản 4/ 29
3. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN II. CƠ SỞ THỰC TIỄN Trong những năm trước đây, cơng tác văn thư lưu trữ chưa được các trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm cơng tác này mà chỉ phân cơng kiêm nhiệm. Nhìn chung nhân viên làm cơng tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng của cơng tác văn thư nên một số nơi vẫn cịn bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học. Trong một vài năm gần đây cơng tác văn thư lưu trữ trong các trường học được Ban lãnh đạo Phịng Giáo dục và đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thơng tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/Nð-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư, Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản , văn bản đến. Qua nhiều năm làm cơng tác văn thư lưu trữ ở Trường MN tơi nhận thấy cĩ những thuận lợi và khĩ khăn như sau: Năm học 2016-2017 nhà trường cĩ: 41 CBGVNV trong đĩ + CBQL: 03 người + Giáo viên: 24 người + Nhân viên: 17 người Trình độ: 100% CBGVNV đạt chuẩn. 1. Thuận lợi: Được sự chỉ đạo sát sao của cấp trên mọi cơng việc của tơi luơn bám theo các thơng tư, hướng dẫn của nghành một cách chính xác. Cơng tác văn thư lưu trữ cĩ đầy đủ hệ thống văn bản mang tính chất pháp lý Tháng 7/2013 nhà trường được bàn giao một ngơi trường mới với đầy đủ cơ sở vật chất hiện đại nên cơng việc được đáp ứng yêu cầu tốt hơn. Chính quyền và nhân dân ngày càng quan tâm đến giáo dục hơn nên tinh thần đồn kết và hợp tác với nhà trường ngày càng tốt lên. Trong những năm gần đây cơng tác văn thư lưu trữ tại các đơn vị trường học đã được các cấp quan tâm hơn và đặc biệt là đã cĩ cán bộ phụ trách chuyên biệt. Cơng tác văn thư lưu trữ đã được thực hiện đúng theo Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về 5/ 29
4. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN thể thức và ký thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ 0 CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ về cơng tác văn thư; Cơng văn số 425/VTLTNN – NVTWW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục văn thư lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến. CBGVNV luơn làm việc nhiệt tình, yêu nghề và mến trẻ, cĩ ý thức vươn lên hồn thành tốt nhiệm vụ được giao. 2. Khĩ khăn Tuy được sự quan tâm của nghành giáo dục và nhà trường nhưng về cơ sở vật chất, trang thiết bị máy mĩc vẫn cịn hạn chế. Tủ lưu trữ hồ sơ cịn thiếu, giá để tài liệu chưa cĩ để cĩ thể chỉnh lý được tài liệu. Cơng tác văn thư lưu trữ của các đơn vị hành chính sự nghiệp khác đã cĩ phần mềm để quản lý cịn riêng với đối với đơn vị trường học thì vẫn chỉ là quản lý bằng cơng tác thủ cơng nên hiệu quả cơng việc chưa được cao. Nhân viên văn thư trong các trường học đơi lúc vẫn phải kiêm nhiệm các việc khác của văn phịng nhà trường. Phụ cấp cơng tác văn thư lưu trữ đối với trường học chưa được quan tâm để đời sống các cán bộ làm cơng tác này được đảm bảo. Chính từ những khĩ khăn tơi đã nêu ở trên mà thúc đẩy tơi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chĩng nhất, hiệu quả nhất để hồn thành tốt cơng việc được giao cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp. III. CÁC BIỆN PHÁP Nhiệm vụ cụ thể của một nhân viên cơng tác văn thư hành chính là rất đa dạng, tuy nhiên với bản thân tơi làm cơng tác văn thư lưu trữ tại trường thì chủ yếu chú trọng một số mảng việc sau: + Cách soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, độ chính xác cao. + Cách quản lý cơng văn đi + Cách quản lý cơng văn đến. + Cách lưu trữ hồ, bảo quản hồ sơ một cách khoa học nhất 1. Cách soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, độ chính xác cao. Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên mơn nghiệp vụ, đặc biệt là luơn cập nhật thơng tin, kiến thức quan trọng qua báo chí, tài liệu qua mạng 6/ 29
5. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN internet. Hiện nay cơng tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo: Nghị định số 09/2010/NĐ – CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi , bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư lưu trữ; Thơng tư 01/2011/TT – BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và ký thuật trình bày văn bản hành chính. Tìm hiểu, nắm bắt rõ thơng tin về mọi hoạt động của nhà trường nhất là lĩnh vực của bản thân phụ trách. Năng động, sáng tạo trong cơng việc. Luộn mạnh dạn, thẳng thắn trong cơng tác tham mưu với cấp trên. Với chuyên mơn luơn phải nắm rõ quy trình, bố cục của một văn bản mà mình muốn soạn thảo ví dụ như: Ví dụ 1: Khi soạn thảo tờ trình: Tờ trình là loại văn bản dung để đề xuất một việc nào đĩ với cấp trên hoặc là với một cơ quan chức năng nào đĩ. - Phần mở đầu: Những căn cứ cĩ tính pháp lý, nhận định tình hình và nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt. - Phần nội dung:: + Nêu tĩm tắt nội dung của đề nghị mới, các luận cứ kèm theo cĩ thong tin trung thực, độ tin cậy cao. + nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị. - Phần kết thúc: Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất mới - Mẫu của một Tờ trình: ( ) 7/ 29
6. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN UBND QUẬN LONG BIÊN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG MẦM NON . Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số ____/TTr-MN .. ., ngày tháng năm 2017 TỜ TRÌNH Về (1) .. Kính gửi: (2) .. .................................................(3) ............................................................................ ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ................................................................................................................................ ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... Trân trọng kính trình./. HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: (Ký, ghi rõ họ tên, đĩng dấu) - ; - ; - Lưu: VT. Chú giải: (1) Trích yếu: tĩm tắt nội dung của vấn đề trình. (2) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình lên. (3) Nội dung trình. 8/ 29
7. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN Ví dụ 2: Khi soạn thảo một báo cáo: Báo cáo là văn bản phản ánh tồn bộ hoạt động và những kiến nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một cơng việc cụ thể nào đĩ. - Phần mở đầu: Nêu những căn cứ cĩ tính pháp lý, Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức, về chủ trương cơng tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện cơng tác của đơn vị. - Phàn nội dung: + Nêu những việc đã làm và chưa làm được + Những ưu điểm, khuyết điểm trongq úa trình thực hiện + Xác định rõ nguyên nhân khách quan và chủ quan. + Đánh gái kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm - Phần kết thúc: + Phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới + các giải pháp để khắc phục những nhược điểm. + Kiến nghị với cấp trên - Mẫu của một loại báo cáo: ( ) 9/ 29
8. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN UBND QUẬN LONG BIÊN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG MẦM NON .. Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số ____/BC- MN .. .., ngày tháng năm 2017 BÁO CÁO Về ..(1) . .. .......................................................(2)...................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận:(Ký, ghi rõ họ tên, đĩng dấu) - ; - ; - Lưu: VT. Chú giải: (1) Trích yếu: tĩm tắt nội dung của báo cáo. (2) Nội dung của báo cáo. 10/ 29
9. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN 2. Biện pháp quản lý cơng văn đi Cơng văn đi là các văn bản, báo cáo, thơng báo kế hoạch được nhà trường phát hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gửi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngồi cơ quan. Theo Điều 17 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư và Thơng tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan “Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành gọi là văn bản đi”. Trình tự ban hành văn bản đi bao gồm các bước như sau: Gồm cĩ 5 phần: 2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời gian của văn bản; 2.2. Đăng ký văn bản đi; 2.3. Nhân bản, đĩng dấu văn bản đi; 2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; 2.5. Lưu Văn bản đi. + Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản; + Đăng ký văn bản đi; + Nhân bản, đĩng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật + Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; + Lưu văn bản đi; 2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, thời gian của văn bản. a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Tại Trường MN Phúc Lợi, tùy theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận mà văn bản được đánh máy và in tại bộ phận văn thư, nhưng đối với một số bộ phận khác khơng thuộc bộ phận văn thư. Cho nên văn bản rất dễ sai khi qua trình ký, khơng theo một quy trình soạn thảo nhất định như khơng cĩ bản thảo, bản sạch,...mà chỉ cĩ bản gốc nên văn bản rất dễ sai quy định. Việc đánh máy và in văn bản phải được bảo đảm những yêu cầu sau: - Đánh máy chính xác với bản thảo đã được duyệt; 11/ 29
10. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN - In đúng số lượng; - Trình bày đúng thể thức và kỹ thuật trình bày; - Đánh máy (in) văn bản mật thực hiện đúng quy định về bảo vệ bí mật. Ví du: Sai về lỗi chính tả, sai về cách dùng từ khơng hợp lý, ...nhưng phổ biến nhất là sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. b) Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản: Tất cả văn bản đi hành chính của Trường được ghi số theo hệ thống số chung và do Văn thư thống nhất quản lý. Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo đúng Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. c) Trình ký văn bản: Văn bản của Trường trước khi trình ký phải được kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (Người kiểm tra phải ký xác nhận) Tất cả văn bản đi đều được tập trung tại bộ phận văn thư để làm thủ tục trình ký, người được ký văn bản là người cĩ thẩm quyền như: Hiệu trưởng, Phĩ Hiệu trưởng. 2.2. Đăng ký văn bản đi: Nhà trường đăng ký văn bản đi bằng sổ, nhưng mẫu sổ đăng ký văn bản đi thực hiện đúng Phụ lục số VII của sổ văn bản đi theo Thơng tư 07/2012/TT- BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 2.3. Nhân bản, đĩng dấu : a) Nhân bản: Văn bản đi của Trường được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định. b) Đĩng dấu cơ quan: Việc đĩng dấu là đĩng dấu lên chữ ký và được đĩng trên văn bản chính rất rõ ràng và chính xác, đúng chiều và đúng mực dấu quy định, đĩng dấu lên chữ ký phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về bên trái. 12/ 29
11. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN Mẫu sổ văn bản đi của Trường đúng quy đinh của thơng tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012. Tên loại Đơn vị, Số, Ngày và trích Nơi người Ghi ký hiệu tháng yếu nội Người ký nhận Số lượng nhận chú văn bản văn bản dung văn bản bản lưu văn bản 1 2 3 4 5 6 7 8 2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi của Trường. Văn bản của Trường sau khi hồn thành các thủ tục văn thư được chuyển ngay trong ngày văn bản được ký (Chậm nhất là trong ngày làm việc kế tiếp). Việc gửi văn bản đi là do bộ phận Văn thư đi gửi phải tổ chức một cách khoa học để tránh nhầm lẫn, thiếu sĩt đảm bảo cho văn bản được gửi đi nhanh chĩng và chính xác. Cần lựa chọn phong bì cho phù hợp với số lượng văn bản. Văn bản của Trường thường được chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan cấp trên: UBND Quận Long Biên, Phịng TC – KH, Phịng Nội Vụ, Phịng Giáo dục và Đào tạo Long Biên Việc chuyển phát văn bản được thực hiện như sau: Văn bản sau khi được trình ký, ghi số, đĩng dấu và đăng ký vào sổ, được chuyển giao theo mục nơi nhận trên văn bản. Văn bản nội bộ được chuyển giao bằng sổ cĩ ký nhận văn bản. Văn bản chuyển đi thường gửi trực tiếp đến nơi tiếp nhận văn bản, nhưng cũng cĩ khi gửi qua đường bưu điện và qua mạng internet. Sau khi văn bản được gửi đi, nhân viên Văn thư thường gọi điện thoại cho bộ phận tiếp nhận, tổ chức để kiểm tra xem văn bản đã đến được tay người nhận chưa. Một số văn bản nội bộ được chuyển giao cho bộ phận hoặc cá nhân đều cĩ sổ chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chuyển giao theo quy đinh của thơng tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ngày chuyển Ký nhận Ghi chú bản bản 1 2 3 4 5 2.5. Lưu văn bản đi của Trường: 13/ 29