Báo cáo SKKN Một số biện pháp nâng cao chất lượng công tác kế toán trường học

Nội dung tài liệu: Báo cáo SKKN Một số biện pháp nâng cao chất lượng công tác kế toán trường học

1. 3 I. THÔNG TIN CHUNG VỀ SÁNG KIẾN 1. Tên sáng kiến: “Một số biện pháp nâng cao chất lượng công tác kế toán trường học”. 2. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Công tác kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp. 3. Tác giả: Họ và tên: Phạm Thị Mai Hương. Giới tính: Nữ Ngày, tháng, năm sinh: 08/7/1990 Trình độ chuyên môn: Đại học Chức vụ, đơn vị công tác: Kế toán - Trường Mầm non Vũ An Điện thoại: 0396 950 600 Tỷ lệ đóng góp tạo ra sáng kiến: 100% 4. Đơn vị áp dụng sáng kiến: Tên đơn vị: Trường Mầm non Vũ An Địa chỉ: Xã Vũ An, huyện Kiến Xương, tỉnh Thái Bình. Điện thoại: 0986 324 864 5. Thời gian áp dụng sáng kiến: Từ tháng 9/2022 II. BÁO CÁO MÔ TẢ SÁNG KIẾN 1. Tên sáng kiến: “Một số biện pháp nâng cao chất lượng công tác kế toán trường học” 2. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Công tác kế toán tại đơn vị HCSN 3. Mô tả bản chất của sáng kiến: 3.1. Tình trạng giải pháp đã biết: Những năm gần đây, trong xu thế toàn cầu hóa nền kinh tế cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học và công nghệ, kinh tế nhà nước luôn cần đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả. Để làm được điều đó, trước tiên cần phải làm tốt vai trò của từng bộ phận trong nền kinh tế trong đó phải kể đến các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN). Chính vì vậy, để nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý các đơn vị hành chính sự nghiệp, công việc của kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là phải tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát hoạt động của đơn vị. Đồng thời, kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình
2. 4 chấp hành ngân sách nhà nước (NSNN) tại đơn vị hành chính sự nghiệp được Nhà nước sử dụng như là một công cụ sắc bén trong việc quản lý NSNN, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn một cách tiết kiệm và hiệu quả cao. Các đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nước như đơn vị sự nghiệp công lập y tế, văn hóa, giáo dục, thông tin, hoạt động bằng nguồn kinh phí của Nhà nước cấp, hoặc các nguồn kinh phí khác để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao cho. Trong đó, giáo dục và đào tạo được coi là quốc sách hàng đầu, là động lực thúc đẩy, tạo điều kiện để thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội của đất nước. Do vậy, chủ trương đổi mới nền giáo dục Việt Nam, trong đó có đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục các cấp là một yêu cầu cấp thiết để đảm bảo nguồn nhân lực có chất lượng cao phục vụ cho mục tiêu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN là sự thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán để phát huy tối đa vai trò của kế toán trong công tác quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng. Chính vì vậy, tổ chức kế toán khoa học sẽ góp phần quan trọng vào việc thu thập, xử lý thông tin, giúp quản lý tốt nguồn kinh phí được NSNN cấp phát, các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước dễ dàng trong việc giám sát đơn vị chấp hành theo ngân sách, ngăn chặn sự tham nhũng, lãng phí trong phần hành chi, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm chi phí, giúp lãnh đạo đơn vị đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời, có ảnh hưởng đến kết quả sử dụng các nguồn lực nhằm hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao của các đơn vị sự nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán trong các đơn vị HCSN nói chung và trong đơn vị sự nghiệp giáo dục dưới sự quản lý của Nhà nước nói riêng, tôi lựa chọn đề tài " Một số biện pháp nâng cao chất lượng công tác kế toán trường học” làm sáng kiến kinh nghiệm của mình. 3.2. Nội dung biện pháp đề nghị công nhận là sáng kiến * Mục đích của biện pháp: Tìm hiểu chung về hoạt động tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập. Đồng thời phân tích đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại trường học. Từ đó, đề xuất một số quan điểm, giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại trường học. * Nội dung biện pháp: Ngày 10/10/2017, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 107/2017/TT-BTC, hướng dẫn chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Với sự ra đời của Thông tư
3. 5 107/2017/TT-BTC, chế độ kế toán hành chính sự nghiệp của Việt Nam dần tiếp cận với chuẩn mực kế toán công quốc tế. Sau một thời gian áp dụng Thông tư 107/2017/TT-BTC, công tác kế toán tại đơn vị trường học đã đạt được nhiều kết quả tích cực: - Đơn vị đã chủ động xây dựng và ban hành quy chế hoạt động, quy chế chi tiêu nội bộ tương ứng với đặc điểm, cơ chế tài chính, làm cơ sở cho đơn vị tăng cường công tác quản lý và đơn vị cấp trên kiểm soát. - Đơn vị đã sắp xếp lại hệ thống bộ máy tổ chức theo hướng nâng cao chất lượng chuyên môn, ý thức thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của đội ngũ cán bộ viên chức nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành tốt công tác của đơn vị. Nhân viên kế toán không ngừng được nâng cao về trình độ chuyên môn, dần thích nghi với cơ chế tài chính mới, năng động hơn, làm việc chuyên nghiệp, khoa học hơn. - Đơn vị đã vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán đúng như quy định. Chứng từ kế toán có sự vận dụng linh hoạt cho phù hợp với thực tế tại đơn vị. Quy trình luân chuyển chứng từ gọn nhẹ, nhưng vẫn kiểm soát chặt chẽ, làm giảm thời gian cũng như việc lập nhiều chứng từ gây lãng phí không cần thiết. Sự thay đổi hạch toán áp dụng trong đơn vị sự nghiệp đã phần nào cải thiện chất lượng thông tin, thích hợp với việc ra quyết định. - Đơn vị đã vận dụng kế toán trên máy vi tính, do đó, tận dụng được các chức năng của phần mềm. Các biểu mẫu được cập nhật liên tục theo hướng dẫn mới đảm bảo cung cấp đủ thông tin kịp thời. Những kết quả đạt được như trên góp phần làm cho công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp trường học đi vào nề nếp, thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kế toán theo yêu cầu của quản lý nói chung, công tác quản lý tài chính tại đơn vị nói riêng. Bên cạnh những kết quả đạt được, việc thực hiện Thông tư 107/2017/TT- BTC vẫn còn một số hạn chế: - Bộ máy kế toán đơn giản do một người đảm nhiệm nên việc kiểm soát khó đảm bảo tính khách quan của thông tin kế toán, khó phát hiện nếu có sai sót xảy ra. Nếu nhân viên nghỉ đột xuất thì dẫn đến tình trạng công việc bị ngừng trệ. Mặt khác, do hoạt động của đơn vị chịu sự quản lý, chi phối của Nhà nước nên ngoài công việc chuyên môn, nhân viên kế toán còn kiêm nhiệm thêm các nhiệm vụ khác, khối lượng công việc ngày càng nhiều nên tiến độ công việc kế toán đôi khi bị chậm trễ, không tránh khỏi sai sót. Đồng thời, công tác kế toán thường ít được chú trọng, chế độ đãi ngộ đối với nhân viên kế toán còn hạn chế
4. 6 và có sự phân biệt với các công việc khác, điều này dễ gây ra tình trạng cán bộ kế toán luôn muốn thay đổi dẫn đến việc không tâm huyết với nghề, không nghiên cứu tìm hiểu sâu chỉ làm việc theo quán tính. - Hệ thống chứng từ tương đối nhiều nhưng nhiều khi chưa thực sự khoa học, còn chống chéo. Công tác kiểm tra chứng từ chưa được thường xuyên. Do đó, việc phát hiện ra sai phạm, thiếu sót chưa kịp thời. - Việc vận dụng một số tài khoản chưa thống nhất về nội dung, tài khoản kế toán chi tiết mở chưa đầy đủ dẫn đến thông tin về đối tượng kế toán bị phản ánh lệch lạc, không phản ánh đúng đối tượng gây khó khăn cho công tác kiểm tra và tổng hợp thu, chi ngân sách nhà nước và các khoản thu của phụ huynh học sinh, ảnh hưởng đến chất lượng các quyết định điều hành của người quản lý. - Hệ thống báo cáo kế toán chỉ lập theo quy định chế độ kế toán hiện hành và một số báo cáo kế toán cuối năm theo quy định của cơ quan chủ quản. Hệ thống báo cáo kế toán mới chỉ dừng lại ở mặt lượng mà chưa có sự phân tích về mặt chất. Việc phân tích BCTC gần như không được thực hiện để giúp đơn vị đưa ra những quyết định quản lý một cách hiệu quả nhất. Hệ thống báo cáo quản trị phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành các hoạt động sự nghiệp của nội bộ đơn vị là chưa đáp ứng yêu cầu. 3.3. Các biện pháp thực hiện * Biện pháp 1: Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán - Việc tổ chức, vận hành công tác kế toán quản trị cần phải được chú trọng, có hệ thống và khoa học tạo điều kiện cho cấp quản lý trong việc lập kế hoạch, điều hành kiểm soát các hoạt động trong đơn vị. Trong đó, trước tiên cần nâng cao trình độ và kỹ năng phân tích của nhân viên kế toán trong việc lập dự toán ngân sách nhà nước phaỉ gắn với kế hoạch hoạt động của nhà trường. - Tổ chức hạch toán kế toán tại đơn vị có hiệu quả hay không còn phụ thuộc rất lớn vào cách tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị. Do đó, việc không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng bộ máy kế toán là vấn đề mà trường cần quan tâm, nhà trường nên tổ chức cho kế toán tham gia các lớp huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao nghiệp vụ, chuyên môn, hạn chế những sai sót nếu có. - Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ một cách toàn diện cả trình độ chuyên môn, chính trị, ngoại ngữ, tin học, khả năng tham mưu, đảm bảo cho cán bộ có điều kiện sẵn sàng nhận và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
5. 7 - Tạo môi trường làm việc thân thiện, hòa đồng nhằm giảm áp lực cho kế toán trong công việc. - Cán bộ kế toán cần phải thường xuyên cập nhật kiến thức, chính sách chế độ về tài chính kế toán tạo điều kiện cho việc triển khai nhanh các chế độ, chuẩn mực kế toán mới phù hợp với chuẩn mực kế toán công quốc tế. * Biện pháp 2: Hoàn thiện hệ thống chứng từ sử dụng - Công tác tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại trường học thực hiện theo Thông tư số 107/2017/TT/BTC ngày 10/10/2017. Tuy nhiên, tại nhà trường ở một số khía cạnh vẫn cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện, chuẩn hóa hệ thống chứng từ đã và đang sử dụng, đảm bảo khách quan, trung thực, minh bạch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phát hiện, ngăn ngừa các hành vi tiêu cực trong quản lý kinh tế tài chính của đơn vị mình phụ trách. Hoàn thiện quy định về lập chứng từ kế toán tại nhà trường, trong đó cần có quy định về các yếu tố của chứng từ, đặc biệt là yếu tố chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan được quy định trong Điều lệ của trường, các quy định phải tuân thủ nghiêm ngặt, không bỏ qua bất cứ khâu nào. Nhà trường cần quy định rõ các bộ phận có trách nhiệm lập chứng từ, thủ tục, phương pháp lập chứng từ. Đối với các chứng từ thu, chi không theo quy trình thanh toán thì Kế toán trưởng không duyệt chi, chứng từ có đầy đủ chữ ký của ban giám hiệu và Kế toán trưởng mới đủ điều kiện chi. Nội dung chứng từ hạn chế viết tắt để tránh làm mất đi tính rõ ràng, chính xác của chứng từ kế toán. Bên cạnh đó, cần xác định các chứng từ sử dụng cho từng bộ phận nghiệp vụ và chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong quá trình lập, kiểm tra và luân chuyển chứng từ trong nội bộ nhà trường. Các chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn chủ yếu là chứng từ sử dụng trong nội bộ, trường phải căn cứ vào đặc điểm điều kiện cụ thể để vận dụng. Đơn vị phải nâng cao công tác kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra lần đầu và kiểm tra lần sau tránh tình trạng nhầm lẫn số liệu của chứng từ, giúp cho việc tổng hợp cân đối kế toán được chính xác. Cần chú ý xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học và có hiệu quả trong quá trình quản lý, đảm bảo khép kín giữa các khâu, thuận tiện trong quá trình giám sát, kiểm tra và quản lý TSCĐ. Chứng từ kế toán cần được chuyển về phòng tài chính kế toán hằng ngày để kế toán cập nhật kịp thời vào máy vi tính, lên phần mềm kế toán. - Đối với khâu lập chứng từ:
6. 8 + Khi lập chứng từ phải tuân thủ theo Chế độ chứng từ kế toán hiện hành. + Đối với những chứng từ bắt buộc, khi thực hiện lập phải theo đúng mẫu, đảm bảo lập theo đúng các yếu tố cơ bản của bản chứng từ để bản chứng từ đó phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh tình trạng mẫu chứng từ lập tuỳ tiện không thống nhất về hình thức, nội dung trên chứng từ không phản ánh rõ ràng gây khó khăn cho việc thanh tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Đối với các chứng từ đặc thù chưa có quy định hướng dẫn cụ thể, đơn vị cần căn cứ vào các quy định trong luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành luật để thiết kế mẫu chứng từ bổ sung sao cho vừa đảm bảo chứa đựng được thông tin về nghiệp vụ kế toán, tài chính phát sinh vừa có tính pháp lý và ổn định. + Đối với yếu tố nội dung trên bản chứng từ cần được ghi cụ thể, rõ ràng, không ghi chung chung để dễ dàng cho việc phân loại đối tượng kế toán và hạch toán chi tiết theo từng đối tượng kế toán. + Các chứng từ cùng loại, kế toán nên lập thành các bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để hạch toán vào sổ kế toán một lần nhằm giảm nhẹ công tác kế toán tại đơn vị và thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát. + Chứng từ kế toán cần phải có đầy đủ yếu tố pháp lý (chữ kí, con dấu) theo quy định của pháp luật hiện hành - Đối với khâu kiểm tra chứng từ: + Khâu kiểm tra chứng từ trong các đơn vị nếu không thực hiện tốt sẽ dễ dàng để lọt những sai phạm cho nên đối với những chứng từ kế toán do đơn vị lập cần phải căn cứ vào các yếu tố cơ bản trên bản chứng từ lập theo đúng quy định. + Đối với các chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài về kế toán cần tiến hành kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ mới chuyển vào hạch toán, các yếu tố kiểm tra bao gồm: tên chứng từ; ngày, tháng, số thứ tự; tên, địa chỉ của các bên tham gia vào nghiệp vụ; nội dung kinh tế của chứng từ; quy mô + Ngoài việc kiểm tra chứng từ kế toán để phát hiện ra chứng từ bất hợp lệ, bất hợp pháp đơn vị cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu chứng từ với hạch toán trên sổ sách để tránh nhầm lẫn, sai sót. Đặc biệt, kế toán phải chú trọng đến việc kiểm soát nội dung trên chứng từ xem việc thu, chi có đúng theo dự toán, theo kế hoạch, các khoản chi xem có đúng định mức, đúng mục đích sử dụng và theo từng khoản mục chi tiết của mục lục ngân sách nhà nước hay không.
7. 9 - Trong khâu lưu trữ và bảo quản chứng từ: + Tủ lưu trữ đảm bảo yêu cầu kỹ thuật để lưu trữ chứng từ tránh hiện tượng ẩm mốc, mối mọt. Bố trí, sắp xếp lại chứng từ gọn gàng, khoa học thuận lợi, dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Đơn vị cần căn cứ vào các quy định để tiến hành xử lý các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ. + Đối với chứng từ điện tử, cần đảm bảo tính bảo mật dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra một cách chặt chẽ nhằm chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định và hằng năm đơn vị nên lưu trữ toàn bộ thông tin trên chứng từ ra các thiết bị lưu trữ khác và thực hiện chế độ bảo quản. * Biện pháp 3: Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán áp dụng Đơn vị cần vận dụng đúng các quy định trong chế độ kế toán theo nguyên tắc tài khoản các cấp phải vận dụng đúng theo danh mục hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các đơn vị hành chính sự nghiệp về ký hiệu, cấp độ; phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động của đơn vị đảm bảo phản ánh hệ thống hóa đầy đủ chi tiết mọi nội dung đối tượng kế toán, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính; tổng hợp số liệu kế toán, kiểm tra đối chiếu và thỏa mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng. Các tài khoản phải đảm bảo thống nhất: sử dụng đầy đủ tất cả các tài khoản chi tiết của TK111, 112, 154, 338, 531, 642, 632, 911 nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý các loại nguồn tài chính. Việc vận dụng hệ thống tài khoản theo quy định, còn mã hóa thêm một số tài khoản chi tiết phản ánh doanh thu, chi phí của từng hoạt động thu của đơn vị để xác định hiệu quả đạt được của từng nghiệp vụ thu phục vụ công tác đáp ứng yêu cầu quản lý. Tại trường mầm non Vũ An tuy các khoản thu số tiền không nhiều nhưng rất nhiều khoản thu khác nhau, để tiện theo dõi tôi đã mở chi tiết tài khoản 111 – Tiền mặt chi tiết theo tài khoản cấp 2, cấp 3 như sau: - TK 1111 – Tiền Việt Nam + TK 1111.1: Tiền Ngân sách + TK 1111.2: Tiền Học phí + TK 1111.3: Tiền học thứ 7 + TK 1111.4: Tiền phục vụ bán trú (TK 1111.41: Tiền chăm sóc bán trú; TK 1111.42: Tiền ăn bán trú; TK 1111.44: Tiền trang thiết bị đồ dùng bán trú)
8. 10 + TK 1111.5: Tiền vận động tài trợ + TK 1111.6: Tiền nước uống + TK 1111.7: Tiền dạy hè + TK 1111.8: Tiền chăm sóc sức khỏe ban đầu + TK 1111.9: Tiền điện điều hòa + TK 1111.10: Tiền làm quen với Tiếng Anh - TK 1121 – Tiền Việt Nam gửi Ngân hàng, Kho bạc + TK 1121.1: Tiền gửi Ngân hàng (TK 1121.11: Tiền gửi ngân hàng chi lương; TK 1121.12: Tiền gửi ngân hàng các khoản thu) + TK 1121.2: Tiền gửi kho bạc (TK 1121.21: Tiền gửi kho bạc học phí; TK 1121.22: Tiền gửi kho bạc Chăm sóc sức khỏe ban đầu) Với các hoạt động thu, chi hoạt động sản xuất kinh doanh để tiện theo dõi mở chi tiết tài khoản 531 – Doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ theo tài khoản cấp 2 như sau: TK 531.1: Doanh thu tiền học thứ 7 TK 531.2: Doanh thu tiền học phí TK 531.4: Doanh thu tiền nước uống TK 531.5: Doanh thu tiền dạy hè TK 531.6: Doanh thu tiền Chăm sóc sức khỏe ban đầu TK 531.7: Tiền gửi khác có nguồn gốc NSNN TK 531.8: Doanh thu tiền Làm quen với tiếng Anh Phương pháp hạch toán không thay đổi nhưng giúp kế toán theo dõi và hạch toán chi tiết hơn doanh thu hoạt động SXKD, dịch vụ theo từng loại. Đảm bảo cho công tác kiểm tra, kiểm soát, tham mưu cho lãnh đạo nhanh chóng, chính xác và kịp thời hơn. * Biện pháp 4: Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán Đơn vị hiện đang sử dụng hệ thống sổ kế toán theo Thông tư số 107/2017/TT/BTC ngày 10/10/2017. Nên thực hiện đúng theo quy định của Luật Kế toán về việc mở sổ kế toán chi tiết tương ứng với các tài khoản kế toán chi tiết được sử dụng để phản ánh cho ác đối tượng kế toán cụ thể tại đơn vị phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động của đơn vị, đáp ứng yêu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng; ghi sổ và khóa sổ kế toán.
9. 11 Hiện tại trường mầm non Vũ An đang sử dụng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp MISA MIMOSA để phục vụ cho công tác kế toán, định kỳ in sổ, đóng dấu phục vụ việc lưu trữ và tra cứu. Hình thức ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính. Để nâng cao công tác quản lý tài sản của đơn vị kế toán ngoài việc mở “Sổ tài sản cố định” theo dõi tình trạng tăng, giảm, hao mòn TSCĐ cần mở “Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng” cho từng lớp, phòng, ban giúp cho việc quản lý tài sản được thuận tiện hơn. Sổ này dùng để ghi chép tình hình tăng, giảm TSCĐ và công cụ dụng cụ tại các phòng ban, lớp học trong trường là căn cứ đối chiếu khi tiến hành kiểm kê. Mỗi TSCĐ, loại công cụ dụng cụ được ghi ở một hoặc một số trang. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ như Biên bản giao nhận TSCĐ, phiếu xuất công cụ dụng cụ, giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ, biên bản thanh lý TSCĐ. Sổ này được mở cho từng phòng ban, lớp học sử dụng trong trường. Thông qua số liệu của sổ này, nhà trường nắm rõ được tình hình tài sản đang sử dụng tại từng bộ phận cụ thể, tình hình tài sản mất mát hư hỏng cụ thể để từ đó có các phương pháp quản lý TSCĐ được hiệu quả nhất. Các sổ kế toán được in ra từ hệ thống máy tính cần đảm bảo đầy đủ nội dung và mẫu biểu theo quy định của Nhà nước. Khi thay đổi về chế độ kế toán và chính sách tài chính thì phải cập nhật thông tin để điều chỉnh, nâng cấp, sửa
10. 12 đổi lại phần mềm cho phù hợp. Các sổ sau khi được in ra phải được đóng quyển, phải có đầy đủ chữ ký của người lập biểu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, đóng dấu giáp lai và sắp xếp hợp lý và khoa học. * Biện pháp 5: Hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính BCTC là một công cụ hữu ích để đánh giá tình hình tài chính của mỗi trường và để so sánh một trường với các trường khác. Thông qua BCTC có thể thấy được tình trạng hoạt động của đơn vị là tốt hay xấu, nhận thấy được mặt cần khắc phục để đưa ra các giải pháp thích hợp. Cần chú trọng hơn nữa đến những lợi ích của BCTC đem lại cho cơ quan, đơn vị của mình. Trong quá trình thực hiện, vận dụng cần phải hoàn thiện theo các đề xuất sau: Cần phải lập, in BCTC, báo cáo quyết toán đầy đủ theo quy định và nộp đúng thời hạn giúp cho Hiệu trưởng, cơ quan chủ quản nắm bắt thông tin kịp thời và đưa ra quyết định quản lý tốt nhất. Cần nâng cao hơn nữa công tác phân tích báo cáo tài chính đặc biệt. + Cần có kế hoạch cụ thể để công tác phân tích báo cáo được xây dựng một cách chính thức và có hệ thống nhằm phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực, lãng phí trong quá trình sử dụng tài sản, tiền và kinh phí của NN. + Cần tiến hành đối chiếu, tính toán, và so sánh các số liệu có liên quan để đánh giá tình hình quản lý tài chính của đơn vị. Nội dung phân tích cần tập trung chủ yếu vào phân tích tình hình thực hiện dự toán thu – chi ngân sách, tinh hình kinh phí và quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng tài sản. + Cần phân tích BCTC bằng việc xây dựng các chỉ tiêu một cách rõ ràng, cụ thể như các chi tiêu về tình hình vốn bằng tiền, TSCĐ, các khoản thu, chi tại đơn vị . * Biện pháp 6: Hoàn thiện về công tác kiểm tra kế toán Kiểm tra kế toán là công việc quan trọng nhằm xác định tính hợp pháp của các nghiệp vụ kế toán phát sinh, tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, tính hợp lý của các phương pháp kế toán áp dụng; thúc đẩy việc chấp hành chế độ, thể lệ kế toán, phát huy tác dụng của kế toán trong việc quản lý và sử dụng vật tư, lao động, kinh phí, đôn đốc chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật về kế toán, tài chính, thực hành tiết kiệm, chống tham ô, lãng phí, thúc đẩy hoàn thành và hoàn thành tốt nhiệm vụ. Để hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán đơn vị cần thực hiện nghiêm túc các quy chế về kiểm tra tài chính: + Thứ nhất, xác định rõ mục đích, nhiệm vụ của công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán.
11. 13 + Thứ hai, lựa chọn hình thức tự kiểm tra tài chính, kế toán: Đơn vị tùy theo đặc điểm hoạt động, tổ chức bộ máy, tình hình thực tế và hoàn cảnh cụ thể để vận dụng các hình thức kiểm tra sau để tổ chức tự kiểm tra tài chính, kế toán: - Hình thức tự kiểm tra theo thời gian thực hiện (tự kiểm tra thường xuyên và tự kiểm tra đột xuất) - Hình thức tự kiểm tra theo phạm vi công việc (tự kiểm tra toàn diện và tự kiểm tra đặc biệt). Mỗi hình thức có trình tự và thủ tục, phương pháp kiểm tra riêng. Đơn vị cần nghiên cứu kỹ và lựa chọn hình thức phù hợp, hiệu quả nhất. + Thứ ba, nội dung tự kiểm tra tài chính, kế toán bao gồm: Kiểm tra các khoản thu ngân sách, thu hoạt động của đơn vị, kiểm tra các khoản chi ngân sách, chi khác, kiểm tra việc xác định các khoản chênh lệch thu chi; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản cố định, vật liệu, công cụ, dụng cụ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng vốn bằng tiền, kiểm tra các quan hệ thanh toán, kiểm tra việc thực hiện quyết toán thu chi tài chính,... + Thứ tư, kết quả việc kiểm tra là báo cáo kết quả kiểm tra cùng với các kiến nghị khắc phục, sửa chữa. Căn cứ vào báo cáo kết quả kiểm tra đơn vị có quyết định khen thưởng hoặc xử lý sai phạm. Báo cáo kết quả kiểm tra và kết quả xử lý kết luận tự kiểm tra phải được thông báo công khai. Công tác tự kiểm tra tài chính, kế toán phải đảm bảo tính liên tục, thường xuyên, đảm bảo tính thận trọng, nghiêm túc, trung thực và khách quan. Đơn vị cần có các biện pháp tuyên truyền để nâng cao nhận thức về công tác tự kiểm tra kế toán. * Biện pháp 7: Tổ chức ứng dụng tin học trong công tác kế toán Hiện nay đơn vị đang sử dụng phần mềm kế toán Misa là tương đối phức tạp, đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ chuyên môn nhất định về tin học đặc biệt là các phần mềm ứng dụng phần mềm để phục vụ công tác kế toán như phần mềm nền tảng giáo dục MISA EMIS, phần mềm Quản lý ngân sách Nhà nước MISA Bumas . Kế toán phải nghiên cứu và thực hành nhuần nhuyễn các phần hành kế toán trực tiếp trên phần mềm để số liệu thống nhất, đồng bộ từ khâu hạch toán ban đầu cho đến lập báo cáo tài chính, đồng thời lưu trữ dữ liệu xuyên suốt các năm. Vì vậy, cần tăng cường bồi dưỡng ngắn hạn về các phần mềm tin học, qua đó giúp kế toán viên tiếp cận với công nghệ thông tin và các quy định mới nhất của Nhà nước. 3.4. Khả năng áp dụng của giải pháp