Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp phân loại, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong trường Mầm Non

Nội dung tài liệu: Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp phân loại, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong trường Mầm Non

1. 2/16 II. Mục đích nghiên cứu Quản lý và lưu trữ công văn đi, công văn đến một cách ngăn nắp, khoa học và chính xác. Đáp ứng được việc tìm kiếm văn bản một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác. Từ đó có tác dụng tích cực đối với công tác quản lý chung của Nhà trường. III. Thời gian nghiên cứu Năm học 2020-2021; Năm học 2021-2022 Năm học 2022-2023 IV. Kết quả đạt được Hồ sơ, tài liệu được sắp xếp khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả khi cần nhanh chóng tìm được các văn bản. Đối với nhà trường, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong đơn vị, quản lý tài liệu được chặt chẽ, lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ tại trường mầm non Bình Minh. V. Đối tượng, phạm vi và kế hoạch nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là phương pháp quản lí, phân loại, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực Giáo dục& Đào tạo được giải quyết trong nhà trường. Thời gian theo dõi cách quản lí, lưu trữ.
2. 3/16 PHẦN II: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I. Cơ sở lý luận. Công tác văn thư theo cách gọi truyền thống là công tác công văn, giấy tờ. Ngày nay công tác văn thư được hiểu là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành các công việc của cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư bao gồm các công việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản; quản lý văn bản, sao văn bản, quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong đơn vị. Văn thư là công tác không thể thiếu trong mọi hoạt động của tổ chức Đảng và Nhà nước. Hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhanh hay chậm, thiết thực hay phiền hà đều có liên quan trực tiếp đến công tác văn thư. Công tác văn thư với mục đích chính là đảm bảo các thông tin cho quản lý, giải quyết mọi công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, có năng xuất, có chất lượng,đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc, chế độ góp phần làm tăng hiệu quả trong công tác và tiết kiệm được tiền của, công sức của nhà nước và nhân dân. Chính vì lẽ đó, việc tổ chức quản lý, giải quyết văn bản là vô cùng quan trọng nhằm đáp ứng nhu cầu bức thiết của tổ chức, cơ quan, tổ chức gắn liền với đời sống con người. Trong cơ quan, tổ chức nói chung, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư nói chung. Do đó vai trò của công tác quản lý văn thư rất quan trọng góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội. Phương pháp lập, phân loại và lưu hồ sơ là một phần vô cùng quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ ở mỗi cơ quan. Nếu làm tốt công tác này sẽ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả khi cần nhanh chóng tìm được các văn bản. Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý
3. 4/16 được toàn bộ công việc trong cơ quan, quản lý tài liệu được chặt chẽ, lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ cơ quan. Ngược lại nhiều cơ quan, đơn vị do chưa hiểu hết về vị trí và tác dụng của việc lập hồ sơ công việc nên khi cần tra cứu tài liệu không thể tìm thấy hoặc nếu có tìm thấy thì cũng mất khá nhiều thời gian, công sức. Không làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ dẫn đến hồ sơ bị phân tán, chưa thu thập đầy đủ sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan. II. Thực trạng vấn đề Những năm trước đây nhiều cơ sở giáo dục nói chung, trường mầm nói riêng chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư nên hầu hết các trường đều chưa có bố trí cán bộ làm công tác này. Gần đây, do yêu cầu đổi mới của nhà nước về nhiều mặt trong hoạt động hành chính cũng như trong giáo dục: Chương trình Phổ cập giáo dục cán bộ văn thư, nếu trường nào có thì cũng là phân công tạm thời chưa qua trường lớp nghiệp vụ văn thư nên việc lưu trữ chủ yếu là ghi vào một sổ gọi là sổ ghi công văn đi - đến và để chung trong một tập hồ sơ rất bề bộn nên rất khó tìm kiếm khi cần và không đảm bảo. Các năm gần đây, nhận thức được việc phải cần có một cán bộ văn thư phụ trách bảo quản, sắp xếp các loại văn bản, công văn, hồ sơ sổ sách Một cách ngăn nắp và có khoa học. Các loại văn bản chỉ đạo; Hướng dẫn; Thông tư; Văn bản chuyên môn ngày càng nhiều, mà nhà trường lại không có đều có bố trí cán bộ làm công tác này nhưng nhìn chung cán bộ làm công tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn làm việc không có khoa học và chưa được ngăn nắp gọn gàng. Đặc biệt là việc phân loại, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ tại đơn vị. III. Những thuận lợi và khó khăn 1. Những thuận lợi Tháng 1/2014, trường mầm non Bình Minh được bàn giao một ngôi trường mới khang trang với 20 phòng học và các phòng chức năng. Các trang thiết bị hiện đại được UBND huyện Gia Lâm đầu tư, trang bị đầy đủ. Năm học 2018 - 2019 trường đã được công nhận trường chuẩn Quốc gia mức độ I. Năm học 2020- 2021 trường mầm non Bình Minh vinh dự được bằng công nhận trường mầm non đạt chuẩn quốc gia mức độ 2, kết quả kiểm định chất lượng đạt cấp độ 3. Năm học 2023 - 2024 nhà trường có: 49 CBGVNV trong đó: + CBQL: 03 người.
4. 5/16 + Giáo viên: 32 người. + Nhân viên: 14 người Trình độ: 100% CBGVNV đạt chuẩn, 80% trên chuẩn. Được sự chỉ đạo sát sao của cấp trên mọi công việc của tôi luôn bám theo các thông tư, hướng dẫn của nghành một cách chính xác. Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính chất pháp lý. Nhà trường có bố trí phòng văn thư và lưu trữ riêng, với diện tích mỗi phòng 23,7m2 Phòng văn thư và lưu trữ được trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất như máy tính, máy in, điều hòa, tủ hồ sơ, giá tài liệu để phục vụ công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan. Có định biên cán bộ văn thư lưu trữ có trình độ chuyên môn, nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hóa công việc và tổ chức thực hiện nhiệm vụ. Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và đồng bộ. Việc chuyển giao các văn bản đi đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ “mật”, “khẩn” để chuyển giao kịp thời. Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã hoàn thành tương đối tốt nhiệm vụ được giao và bước đầu đảm bảo đúng các quy định về công tác văn bản, giấy tờ. Việc quản lý con dấu đảm bảo đúng quy định. 2. Một số khó khăn Tuy đã đạt được một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ nhưng đến nay vẫn còn tồn tại một số những khó khăn như: Việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ chủ yếu bằng hình thức thủ công, sắp xếp chưa được đồng nhất hình thức. Số lượng hồ sơ sản sinh ra trong một năm học tương đối lớn nhưng chưa thống nhất được hình thức lưu giữa việc thực hiện lưu hồ sơ trong công tác kiểm định chất lượng và việc thực hiện lưu giữ hồ sơ theo Nghị định số 01/2013/NĐ- CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. Tình trạng văn bản sai thể thức, sai về quy cách văn bản vẫn còn, nội dung khi soạn thảo văn bản không rõ ràng. Hơn nữa đối với không ít người công việc được giao đã giải quyết xong là hết trách nhiệm mà chưa có ý thức được rằng phải lập hồ sơ quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không ít nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên
5. 6/16 chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ những tài liệu đó, do đó văn bản còn nằm rải rác ở các tổ nhóm chuyên môn hoặc không lưu giữ đầy đủ. Chính từ những khó khăn đã thúc đẩy tôi một nhân viên văn thư phải tìm ra tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng nhất, hiệu quả nhất để hoàn thành tốt công việc được giao cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp. IV. Một số giải pháp đã thực hiện: 1. Tự học bồi dưỡng kiến thức về văn thư, lưu trữ: - Để đáp ứng được yêu cầu của công việc của mình, tôi thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật kịp thời các văn bản mới nhất liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, hành chính quản lý nhà nước trong nhà trường. - Trong công việc tôi luôn năng động, sáng tạo, mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu với cấp trên về các lĩnh vực liên quan. Chủ động tuyên truyền rộng hơn tới toàn thể giáo viên nhân viên trong nhà trường, với mục đích để mỗi bộ phận đều nắm được kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định, không còn tình trạng văn bản sai thể thức cũng như kỹ thuật hình thành trong nhà trường. - Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của nhà trường, đặc biệt là công tác soạn thảo văn bản của nhà trường. Đối với mỗi văn bản của các bộ phận trong nhà trường đều phải qua bộ phận văn thư, với chức trách là nhân viên văn thư tôi sẽ là người trực tiếp xem và sửa thể thức, kỹ thuật trình bày rồi mới in ra ký nháy vào văn bản đó trước khi mang đi trình ký. Chính vì vậy mà văn bản của nhà trường luôn mang tính thống nhất về nội dung cũng như hình thức, văn phong văn bản luôn đảm bảo theo hướng dẫn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. - Chủ động, sáng tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư lưu trữ nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng quy định. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan được chặt chẽ. Tạo điều kiện bảo vệ được bí mật của Đảng và Nhà nước. Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm ra văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực
6. 7/16 của cơ quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài. - Tham gia các lớp bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ do Phòng, Sở tổ chức về công tác Văn thư lưu trữ. Luôn tìm tòi sáng tạo trong việc lưu trữ hồ sơ, tránh thất thoát tài liệu của nhà trường. 2. Tham mưu cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ: - Hằng năm, căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận văn thư, tôi xây dựng kế hoạch mua sắm, bổ sung cơ sở vật chất, trang thiết bị để thay thế các thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác như: trang bị máy tính có cấu hình cao, mua phần mềm diệt virut bảo vệ máy tính, máy scan, máy photo, văn phòng phẩm.... - Phòng văn thư hành chính được sắp xếp ngăn nắp, khoa học với đầy đủ bàn, ghế, tủ, bàn vi tính sắp xếp thuận tiện khi làm việc Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được không khí thoải mái, khi có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm việc. - Tham mưu với nhà trường bố trí 01 phòng lưu trữ rộng rãi, thoáng. Lắp đặt hệ thống quạt, thông gió, điều hòa, ánh sáng, hệ thống phòng cháy chữa cháy đúng quy định. Hệ thống tủ, mét giá, cặp hộp để tài liệu hồ sơ được bổ sung hàng năm. 3. Lập danh mục hồ sơ theo quy định: Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản một cách khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả đồng thời tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ, giáo viên nói riêng, của nhà trường nói chung. Tôi chủ động hướng dẫn cán bộ, giáo viên trong nhà trường lập được danh mục hồ sơ như sau: - Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của nhà trường, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của nhà trường.
7. 8/16 - Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ, do đó nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của nhà trường. - Danh mục hồ sơ được lập theo 02 cách: Cách 1: Do cán bộ phụ trách công tác văn thư (hoặc công tác lưu trữ) của cơ quan dự thảo, rồi gửi xuống các phòng, ban đơn vị có liên quan góp ý kiến; trên cơ sở ý kiến đóng góp của các đơn vị, văn thư cơ quan điều chỉnh, bổ sung và trình thủ trưởng cơ quan duyệt, ký, ban hành. Cách 2: Từng phòng, ban, đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị; cán bộ phụ trách công tác văn thư hoặc lưu trữ cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành danh mục hồ sơ của toàn cơ quan, trình thủ trưởng cơ quan duyệt và ký ban hành. Bản danh mục sẽ được sao in thành nhiều bản gửi xuống các đơn vị để thực hiện. Vào đầu năm, văn thư cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa và giao cho đơn vị hoặc cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ đó. Trong quá trình giải quyết công việc, người lập sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành liên quan đến hồ sơ và bìa hồ sơ (kể cả tài liệu tham khảo để giải quyết sự việc đó). Sau khi sự việc đã kết thúc (vào cuối năm), thì làm một số công việc cần thiết để hoàn thiện hồ sơ, gồm những nội dung dưới đây: - Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm học. - Văn thư sao chụp danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân có liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo danh mục. Trong quá trình thực hiện có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức. 4. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với một người làm công tác văn phòng và phải kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ hồ sơ. Vì thế, phân loại - sắp xếp - lưu trữ hồ sơ là một việc làm
8. 9/16 cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, tôi đã tiến hành theo trình tự sau: Chọn tủ hồ sơ: Không nên đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên: + Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm). + Dùng tủ hồ sơ treo trên tường: Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ. Phân loại hồ sơ: Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau: + Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị + Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4. Sắp xếp hồ sơ: Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau: + Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng. + Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C ) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển. + Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ. Ví dụ: - Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật
9. 10/16 - Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm - hồ sơ đã giải quyết xong 5. Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu của nhà trường. Sơ đồ lưu hồ sơ Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu Lập danh mục hồ sơ của các tổ BM-01 Các tổ chuyên môn chuyên môn BM-02 Văn thư nhà trường Tổng hợp danh mục hồ sơ Hiệu trưởng Ký duyệt Xác định danh mục BM-03 Các tổ chuyên môn hồ sơ cần nộp lưu Tổng hợp danh mục hồ sơ cần lưu Văn thư nhà trường trữ Giao nộp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ BM-04 Các tổ chuyên môn theo quy định Văn thư nhà trường Nhận hồ sơ, bảo quản, chỉnh lý, khai thác và sử dụng tài liệu Nộp Kho lưu trữ nhà trường hoặc Văn thư nhà trường xây dựng KH hủy hồ sơ, tài liệu hết thời hạn lưu trữ Hiệu trưởng Ký duyệt Hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị lưu trữ Văn thư theo quy định Mô tả sơ đồ lưu trữ của nhà trường B1: Các tổ chuyên môn xác định danh mục hồ sơ của phòng. Vào tháng 12 hàng năm, trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, các tổ chuyên môn xác định Danh mục hồ sơ của tổ mình nộp về văn thư nhà trường (BM-01.) B2: Văn thư tổng hợp danh mục hồ sơ các tổ chuyên môn thành danh mục hồ sơ nhà trường BM-02. B3: Trình Hiệu trưởng phê duyệt.
10. 11/16 B4: Các tổ chuyên môn xác định danh mục hồ sơ cần lưu trữ của tổ mình BM - 03 B5: Văn thư tổng hợp danh mục hồ sơ các tổ chuyên môn thành danh mục hồ sơ cần lưu trữ của trường. B6: Văn thư sắp xếp, lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định. Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng. + Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ. + Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số đến số để dễ truy tìm. + Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg?w=900, đánh số để lưu trữ hồ sơ. + Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ: có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết. Riêng đối với hồ sơ lưu trữ văn thư phải lập sổ sử dụng bản lưu khi có cá nhân hoặc bộ phận nào đó cần mượn để khai thác và sử dụng. Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/đầu năm đến hết 31/12/cuối năm dương lịch. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, bắt đầu từ ngày 01/01/năm sau, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp. Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định theo thứ tự thời gian, ta dùng kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào hộp hồ sơ, phía bên có ghi tờ danh mục mã hóa. - Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ. Ví dụ: Lưu trữ Hồ sơ Cán bộ công chức. Hồ sơ cán bộ viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất của CBCC bao gồm nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất đạo đức, trình độ năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội .Được sự ủy nhiệm của Hiệu trưởng tôi quản lý mảng này, nó đòi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học mới quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin, hồ sơ quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định. Thành phần hồ sơ CBCC gồm.
11. 12/16 - Tập lí lịch - Sơ yếu lí lịch - Tiểu sử tóm tắc, các quyết định liên quan, bằng cấp bản tự kiểm điểm, quá trình khen thưởng, Kỷ luật (nếu có) - Phiếu đánh giá công chức hàng năm - các bì kẹp (nghị quyết – quyết định về nhân sự – Nhận xét đánh giá đơn thư - bảng kê thành phần tài liệu có trong hồ sơ ). Trên đây mới chỉ là hồ sơ của một công việc và một sự việc. Có thể sau khi xem xét chứng kiến sự sắp xếp như trên người ta cho rằng đó là nguyên tắc buộc phải có, hoặc cho đó là sự rườm rà, máy móc. Nhưng trong thực tế đây là hồ sơ minh chứng về nhan sự của nhà trường trong việc xây dựng nhà trường chuẩn kiểm định chất lượng. Là việc làm có ý nghĩa rất lớn cho công tác lưu trữ và tra cứu tài liệu, hồ sơ sau này khi cần thiết. 6. Ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ, tài liệu: Hiện nay, chủ yếu thông tin văn bản giữa các cấp được thực hiện qua đường truyền công nghệ thông tin. Công tác văn thư đảm nhiệm nhiều việc tổng thể hoạt động trong nhà trường, liên quan đến nhiều bộ phận, cá nhân. Đặc biệt trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu, vì vậy tôi đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư trong nhà trường: - Giúp lãnh đạo chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc. Từ đó nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý. - Góp phần tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, truyền tải thông tin đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc. - Đảm bảo lưu giữ đầy đủ thông tin về hoạt động của cơ quan, tổ chức và các bộ phận trong nhà trường. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ nội dung chính xác, phản ánh trung thực hoạt động của nhà trường thì khi cần thiết tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của nhà trường nhất là phục vụ tốt cho công tác xây dựng trường chuẩn quốc gia, kiểm định chất lượng, - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của nhà trường là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành Vì vậy nếu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, mọi công việc của nhà trường đều được văn bản hóa bằng văn bản giấy và văn bản điện tử , những tài liệu được lưu trữ bằng văn bản giấy và còn được lưu trữ bằng các file điện tử có hệ thống và khoa học thuận tiện cho quá trình tìm kiếm rất nhanh chóng, chính xác. - Và một điểu rất cần thiết nữa là phải hiện đại hóa trong công tác văn thư. Bởi lẽ với sự phát triển vô cùng mạnh mẽ, mang tính đột phá của khoa học công