Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và công tác tuyển sinh trong nhà trường

Nội dung tài liệu: Sáng kiến kinh nghiệm Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và công tác tuyển sinh trong nhà trường

1. 1 A. PHẦN MỞ ĐẦU I. Bối cảnh và lý do chọn đề tài 1. Bối cảnh Trong sự nghiệp đổi mới quản lý và cải cách hành chính nước ta, công tác hành chính có vị trí quan trọng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân. Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình họat động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong họat động quản lý của bộ máy nhà nước. Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành hồ sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan để tra cứu và sử dụng khi cần thiết thì được gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện thuộc về khoa học, kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm Sẽ rất nhiều phiền tóai xảy ra khi ta thiếu sự quản lý, lưu trữ các thông tin dưới dạng hồ sơ, văn bản. Tuy nhiên, ta cũng sẽ không thể lưu trữ tất cả và lưu trữ mãi mãi vì không có người, không đủ chỗ, và cũng không cần thiết phải làm như vậy. Vậy, phải xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng, nhằm tổ chức hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ mang các tính chất phù hợp với yêu cầu hoạt động của cơ quan. Ở mỗi cơ quan, phải có bộ phận hoặc phòng lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan. Ở các cơ quan nhỏ ít hồ sơ, tài liệu lưu trữ, thì việc này do một nhân viên làm công tác tiếp nhận “công văn đến” kiêm nhiệm. Nhiệm vụ của bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan là: Hướng dẫn và giúp đỡ cán bộ, nhân viên trong cơ quan lập hồ sơ; thu nhận hồ sơ, tài liệu đúng theo qui định; Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan theo qui định chung; Thống kê hồ sơ nhận được và đề nghị qui định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ấy theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ; Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan và của các đòan thể trong cơ quan; Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ
2. 2 của cơ quan; Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo qui định của Nhà nước. Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu có vai trò quan trọng như sau: Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc họach định và ra quyết định ở mọi cấp trong công ty; Làm chứng liệu cho các quyết định và họat động đã thực hiện; Góp phần tối ưu hiệu suất họat động của văn phòng (bằng các số liệu cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất ); Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác ; Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý; Làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, phát triển; Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo qui định của pháp luật. Lưu trữ có các tính chất: + Tính chất cơ mật: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật của Nhà nước. Do đó đòi hỏi công tác lưu trữ phải được tiến hành theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức tổ chức kỷ luật cao, chấp hành nghiêm chỉnh các qui định về bảo vệ tài liệu lưu trữ. + Tính chất khoa học: Những hồ sơ, tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn về nhiều mặt. Để bảo quản an tòan và tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ lưu trữ như phân lọai, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu đều phải được tiến hà + Tính chất nghiệp vụ: Những hồ sơ, tài liệu được lưu trữ luôn gắn liền với từng ngành, lĩnh vực cụ thể trong mọi họat động kinh tế, xã hội đất nước. Ví dụ, quản lý công tác lưu trữ của Bộ, các sở Giáo dục và Đào tạo liên quan chặt chẽ đến họat động chuyên môn, nghiệp vụ của ngành Giáo dục và Đào tạo nh theo những phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp tỷ mỷ. Thực hiện tốt công tác này không những góp phần vào công cuộc đổi mới quản lý nhà nước và cải cách hành chính, hoàn thiện hệ thống văn bản, bảo đảm thông tin cho lãnh đạo trong việc ra quyết định quản lý, mà còn giúp cho việc lưu trữ, bảo quản, khai thác tốt nguồn thông tin quý giá được hình thành trong quá khứ. Khi qui mô nhà trường càng lớn, yêu cầu nhiệm vụ càng cao, trang bị càng ngày càng nhiều và hiện đại, quan hệ xã hội ngày càng rộng và chặt chẽ, công tác hành chính văn thư nói chung, công tác học vụ nói riêng cũng
3. 3 không ngừng tăng lên về khối lượng, về phạm vi và càng đòi hỏi phải có chất lượng, tiêu tốn ít thời gian của người cán bộ quản lý cho nên việc tạo điều kiện để người Hiệu trưởng có những hiểu biết về công tác này là cần thiết. 2. Lý do chọn đề tài Những năm qua, Đảng và nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ. Nội dung nghiệp vụ đã được Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước – Bộ Nội vụ từng bước triển khai hướng dẫn ngày càng hoàn thiện hơn. Việc sưu tầm, tuyển chọn và hệ thống hóa các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của Đảng và Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu trữ là một công việc làm cần thiết nhằm đám ứng nhu cầu thông tin của lãnh đạo, cán bộ viên chức các cơ quan đơn vị, các tổ chức nói chung và cán bộ viên chức đang làm công tác văn phòng, công tác chuyên môn ngành Văn thư – Lưu trữ nói riêng. Qua quá trình công tác trong nhà trường, việc tổ chức quản lý và giải quyết các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những qui định chung của nhà nước, tôi nhận thấy công tác hành chính văn thư nói chung, công tác học vụ nói riêng trong đó công tác tuyển sinh vô cùng quan trọng. Hơn nữa, Công tác hành chính chủ yếu là thu thập, xử lý, bảo quản, truyền đạt thông tin giữa đơn vị với cơ quan khác và giáo viên, học sinh trong nhà trường. Công tác hành chính bao gồm các việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo và các tư liệu, thống kê... trên tất cả các mặt họat động. Văn phòng nhà trường vừa là nơi giao dịch, vừa là nơi lưu trữ hồ sơ, văn bản của nhà trường, cũng là nơi thông báo các chủ trương, kế hoạch, lịch công tác hàng tháng, hàng tuần của nhà trường để giáo viên biết thực hiện. Văn phòng nhà trường có nhiệm vụ giúp Hiệu trưởng trong công tác văn thư, lưu trữ, trong công tác quản lý tài sản vật tư, thực hiện chế độ chính sách, tạo điều kiện cho giáo viên và học sinh làm tốt nhiệm vụ dạy và học. Về mặt hành chính, văn phòng đóng vai trò một trạm thông tin. Muốn thực hiện vai trò của một trạm thông tin, văn phòng phải thực hiện một số biện pháp nghiệp vụ: Tiếp nhận, ghi nhớ, truyền đạt, theo dõi và
4. 4 phối hợp công việc nhằm giúp cho Hiệu trưởng quản lý nhà trường có hiệu quả và đưa mọi hoạt động vào nề nếp. Công tác tuyển sinh vào trường THCS thực hiện theo Quy chế của Bộ giáo dục và Đào tạo, đảm bảo nghiêm túc, an toàn, công bằng, chính xác, đánh giá đúng trình độ người học phản ánh đúng chất lượng dạy và học, thực hiện nghiêm túc theo sự chỉ đạo của Sở giáo dục, Phòng giáo dục và Đào tạo về công tác tuyển sinh trong năm học, bằng phương thức xét tuyển phải đúng quy chế tuyển sinh Trung học cơ sở và tuyển sinh Trung học phổ thông (ban hành kèm theo Thông tư số: 02/2013/TT-BGDĐT ngày 30/01/2013 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo). Do đó việc xác định giá trị hồ sơ phải được tiến hành một cách thận trọng, đảm bảo những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để quản lý tốt hồ sơ, do đó tôi quyết định chọn đề tài: “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và công tác tuyển sinh trong nhà trường” làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm giúp nhà trường quản lý hồ sơ sổ sách và công tác tuyển sinh được tốt hơn. II. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Biện pháp bảo quản hồ sơ lưu trữ và công tác tuyển sinh trong nhà trường - Phạm vi nghiên cứu: Thông qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. III. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài - Mục tiêu nghiên cứu: Thông qua việc nghiên cứu đề tài để tìm ra những hạn chế, khuyết điểm từ đó đưa ra đề xuất, giải pháp ứng dụng và thực tế nhằm nâng cao vai trò của việc bảo quản hồ sơ lưu trữ và công tác tuyển sinh tại trường học. - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Lý luận chung về công tác lưu trữ. + Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ tại trường học. + Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả bảo quản hồ sơ lưu trữ và công tác tuyển sinh tại trường học. IV. Phương pháp nghiên cứu
5. 5 Để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra tôi đã sử dụng một số phương pháp sau: - Phương pháp thu thập thông tin - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp khảo sát thực tế B. PHẦN NỘI DUNG I. Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ 1. Khái niệm về công tác lưu trữ
6. 6 Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Hồ sơ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi cơ quan gồm các công văn, tài liệu, văn kiện thuộc về khoa học kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm,... Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành hồ sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan để tra cứu và sử dụng khi cần thiết thì được gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ: Là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh được hình thành dưới trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong kho lưu trữ nhằm phục vụ cho những mục đích nhất định. Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các sự kiện lịch sử, các hiện tượng tự nhiên xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử. Tài liệu lưu trữ là là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. 2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác lưu trữ Vai trò của công tác lưu trữ thể hiện qua các khía cạnh sau: Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng đạt hiệu quả: tất cả các hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc hành chính trên mọi lĩnh vực hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều đó có nghĩa là gắn liền với việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưu trữ nói chung. Trong quá trình xây dựng kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành
7. 7 công, từ đó đưa ra kế hoạch, nhiệm vụ sát với thực tế. Như vậy hệ thống văn bản quản lý vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý. Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất cho hoạt động quản lý. Công việc của một cơ quan xí nghiệp được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có khoa học hay không. Nhờ hồ sơ tài liệu lưu trữ các nhà quản trị có thể tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra đánh giá hoạt động của toàn tổ chức. Nó có vai trò quan trọng trong việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở để giải quyết các tranh chấp, các mâu thuẫn. Tài liệu lưu trữ làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc hoạch định và ra quyết định mọi cấp trong công ty Tài liệu lưu trữ làm chứng liệu cho các quyết định và hoạt động đã thực hiện. Tài liệu lưu trữ góp phần tối ưu hiệu suất hoạt động của văn phòng (bằng các số liệu cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất, ) Công tác lưu trữ giúp doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác, Tài liệu lưu trữ làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, phát triển, sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý khoa học, tránh được sự nghiên cứu đường vòng hay nghiên cứu lại. II. Thực trạng của vấn đề nghiên cứu tại trường học 1. Thuận lợi, khó khăn * Thuận lợi: Trường THCS Nguyễn Lân tuy mới được thành lập và đi vào hoạt động từ năm học 2019 – 2020 nhưng các hoạt động dạy học nói chung và công tác văn thư nói riêng luôn được Ban Giám hiệu nhà trường quan tâm và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư từ phương tiện phục vụ cho đến nhân sự làm công tác văn thư luôn được cải thiện. - Trang thiết bị: Văn phòng, khu làm việc của văn thư được bố trí rộng rãi khang trang, thuận tiện cho việc trao đổi thông tin. Một số máy móc phục vụ cho công tác văn thư được đầu tư trang bị như: máy vi tính, máy photo, máy in, máy điều hòa, điện thoại cùng với đó là phòng làm việc, bàn làm việc, tủ đựng con dấu,... và các vật dụng khác được trang bị khá đầy đủ. Máy
8. 8 tính của trường được kết nối mạng Internet, luôn kết nối, cập nhật những thông tin bên ngoài phục vụ cho hoạt động văn phòng, văn thư. Những thông tin, sự kiện bên ngoài có liên quan đến nhà trường luôn được cập nhật và báo cáo nhanh chóng. * Khó khăn Trường THCS Nguyễn Lân nằm trên địa bàn phường Thanh Xuân Nam có 02 trường THCS (THCS Thanh Xuân Nam và THCS Nguyễn Lân), giáp ranh với xã Tân Triều có trường THCS Tân Triều nên việc tuyển sinh và việc quản lý hồ sơ gặp rất nhiều khó khăn trong lúc nhận hồ sơ xét tuyển. 2. Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ tại trường THCS Nguyễn Lân 2.1. Thực trạng Với vai trò nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, bộ phận văn phòng phải truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ chính xác, nhưng trong hoạt động của nhà trường hàng ngày bộ phận văn phòng phải nhận và chuyển một khối lượng thông tin không ít, do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề cần thiết, có như vậy mới góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời không trùng lấp. Để việc theo dõi phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban giám hiệu biết đúng lúc những điều cần thiết để theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường. Để xác định giá trị của tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá này phải căn cứ vào các nguyên tắc là có tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như nội dung văn kiện, vị trí văn kiện đối với chức năng của nhà trường. Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ cẩn thận tại trường. Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ là phải gọn nhẹ, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh và chính xác. - Một số tài liệu cần lưu giữ của bộ phận học vụ trường THCS Nguyễn Lân. * Kế hoạch công tác năm. * Hồ sơ chuyển đi chuyển đến.
9. 9 * Hồ sơ tuyển sinh. * Hồ sơ tốt nghiệp THCS. * Học bạ. * Sổ đăng bộ. * Sổ quản lý cấp phát bằng,chứng chỉ. * Sổ gọi tên ghi điểm. * Sổ ghi đầu bài. Công tác hành chính văn thư cũng như công tác học vụ là phương tiện giúp Hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ đào tạo của nhà trường đúng pháp luật nhà nước, đúng quan điểm, đường lối chính sách của Đảng. Đối với nhà trường, công tác hành chính còn là điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục bằng môi trường, cảnh trí Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Công tác văn thư học vụ là một công việc không thể thiếu trong nhà trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt một thời gian dài trong việc lưu trữ hồ sơ. Công tác văn thư học vụ đảm bảo việc báo cáo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh và giáo viên. Công tác văn thư học vụ trong nhà trường rất nhiều việc như: Giáo dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo và các tư liệu thống kê gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục và cũng cố bổ sung hồ sơ theo từng thời gian nhất định. Công tác tuyển sinh Trung học cơ sở bằng phương thức xét tuyển phải đúng quy chế tuyển sinh Trung học cơ sở và tuyển sinh Trung học phổ thông (ban hành kèm theo Thông tư số: 02/2013/TT-BGDĐT ngày 30/01/2013 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo). Thực hiện theo Quy chế tuyển sinh Trung học cơ sở cụ thể như sau: Độ tuổi dự tuyển, chính sách ưu tiên, khuyết khích, phương thức tuyển sinh, trách nhiệm của cơ quan quản lý và cơ sở giáo dục trong tuyển sinh trung học cơ sở ( THCS ). Áp dụng đối với người học là người Việt Nam và người nước ngoài đang sinh sống tại Việt Nam dự tuyển vào THCS.
10. 10 Góp phần nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện ở các cơ sở giáo dục, Phải bảo đảm chính xác, công bằng, khách quan. Độ tuổi dự tuyển của người học tính từ năm sinh đến năm dự tuyển căn cứ theo giấy khai sinh hợp lệ theo quy định vào THCS từ 11 đến 14 tuổi. Tuyển sinh bằng phương thức xét tuyển đối tượng dự tuyển trong độ tuổi quy định và có đủ hồ sơ hợp lệ là người đã hoàn thành chương trình tiểu học, hồ sơ dự tuyển gồm có: - Đơn xin dự tuyển vào lớp 6 THCS và 01 ảnh 3x4. - Bản chính học bạ tiểu học có xác nhận hoàn thành chương trình bậc tiểu học và giấy chứng nhận hoàn thành chương trình bậc tiểu học. - Bản sao giấy khai sinh hợp lệ và hộ khẩu photo chứng thực. Lên kế hoạch tuyển sinh, báo về Phòng Giáo dục và Đào tạo, ra thông báo tuyển sinh khi kế hoạch được phê duyệt. Phòng giáo dục và Đào tạo ra quyết định Thành lập hội đồng tuyển sinh, chuẩn bị hồ sơ và công bố kết quả tuyển sinh sau khi được phê duyệt. Hồ sơ lưu tuyển sinh hoàn thành chương trình tiểu học: Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh 6, kế họach tuyển sinh, biên bản xét tuyển, biên bản kiểm tra công tác tuyển sinh, báo cáo công tác tuyển sinh, danh sách học sinh được trúng tuyển. 2.2. Các biện pháp đã triển khai trong nhà trường: Việc hình thành hoạt động của nhà trường, công tác hành chính văn thư nói chung công tác học vụ nói riêng rất quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Hiệu trưởng quan tâm chỉ đạo trực tiếp, thường xuyên kiểm tra công tác văn thư học vụ của trường, thông báo hướng dẫn thực hiện các văn bản về công tác văn thư học vụ của cấp trên đến giáo viên, văn phòng. Làm tốt và luôn luôn hoàn thiện, đổi mới bảo quản hồ sơ lưu trữ, quản lý tốt hồ sơ sổ sách, các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ cẩn thật tại trường. Công tác tuyển sinh phải tích cực tuyên truyền, phối hợp cùng địa phương để huy động 100% học sinh hoàn thành chương trình tiểu học vào học lớp 6 theo chỉ tiêu của UBND quận và Phòng Giáo dục và Đào tạo giao, việc tổ tuyển sinh phải đảm bảo an toàn, nghiêm túc, đúng qui chế, công bằng, khách quan và hợp lý, theo đúng hướng dẫn của Bộ GDĐT, Sở GDĐT
11. 11 và Phòng GDĐT về tuyển sinh, tạo thuận lợi cho học sinh và cha mẹ học sinh, đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ của nhà trường và nhu cầu học tập của học sinh. Đánh giá công tác văn thư học vụ là việc xác định giá trị tài liệu để phân loại: Xác định thời gian cần bảo quản cho từng loại tài liệu và lựa chọn để lưu trữ, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng lưu trữ hồ sơ. Đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để, có hiệu quả các dụng cụ và phương tiện làm việc, tổ chức quản lý tốt hồ sơ sổ sách tạo điều kiện làm tốt khâu nghiệp vụ, bổ sung hồ sơ phải tiến hành thường xuyên, kịp thời, đặc biệt chú ý tính khả thi của các hồ sơ và trong điều kiện hiện tại của mỗi địa phương. Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước và cũng là một việc làm cần thiết về công tác quản lý tốt hồ sơ lưu trữ. Bộ phận văn phòng không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ về công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ qua hệ thống phần mềm quản lý là một giải pháp tổng thể và đồng nhất. Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để trách thất lạc và khi cần dùng để giải quyết công việc có thể tìm kiếm được nhanh các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học theo thứ tự thời gian. Cần có quan điểm và nhận thức đúng đắn về vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư lưu trữ và bộ phận học vụ, xác định rõ trách nhiệm trong việc cải tiến công tác văn thư lưu trữ và bộ phận học vụ để quản lý tốt hồ sơ. Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đủ các văn bản, giấy tờ về từng vấn đề, từng sự việc, từng con người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, đúng với chủ trương, đường lối của Đảng và nhà nước, của ngành, đồng thời có cơ sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể. Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho việc thừa kế những kinh nghiệm hay, những cách làm sáng tạo, tránh được những thiếu sót trước đây, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, tiết kiệm thời gian và như thế cũng có ý nghĩa thiết thực trong việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh ra trong công tác văn thư học vụ.